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Menu database
Un menu importante nella finestra database è: “menu database”, che contiene operazioni comuni a tutti gli oggetti del DB. In Tale menu sono presenti i seguenti tasti:
Il pulsante “Struttura” che permette la visualizzazione della struttura di una tabella, maschera o altro oggetto, per poterle modificare;
Il pulsante “Apri” che permette la visualizzazione foglio dati per l’inserimento, la modifica e la navigazione tra i record.
Il pulsante Nuovo che dà la possibilità di creare un nuovo oggetto (tabella, maschera, etc.) nei diversi modi possibili.
Prendendo in esame la creazione di una tabella notiamo che esistono 3 modi possibili:
- Crea una tabella in visualizzazione struttura
- Crea una tabella mediante una creazione guidata
- Crea una tabella mediante l’immissione di dati
Oltre a questi c’è la possibilità di importare o di collegarsi alla tabella di un altro database.
Infine notiamo i diversi metodi di visualizzazione:
icone grandi, icone piccole, elenco e dettagli. 
Tipi di dati
Prima di passare alla creazione vera e propria di una tabella vediamo i tipi di dati che possono essere contenuti nei campi di un record di una tabella (quando diciamo che un campo deve contenere il cognome di un fornitore, che tipo di dato stiamo inserendo?):
testo:Si utilizza per l’inserimento di dati alfanumerici (nome, cognome, indirizzo, etc.); la dimensione massima è di 255 caratteri; generalmente si utilizza una dimensione appropriata al tipo di dato che deve contenere per evitare sprechi di memoria (per esempio per un campo cognome possono bastare 30 caratteri).
memo: Si utilizza per l’inserimento di testi lunghi generalmente di tipo descrittivo; la lunghezza massima è di 64.000 caratteri; non può essere indicizzato (l’indicizzazione permette di ordinare i dati di una tabella per facilitarne la ricerca).
numerico: Si utilizza per l’inserimento di dati numerici.
data/ora: Si utilizza per i valori di data e ora; include diversi tipi di formattazione
valuta: Si utilizza per indicare le valute europee ed internazionali.
contatore: Si utilizza per autoincrementare l’inserimento di nuovi record (N.B. è un dato di tipo numerico); generalmente utilizzato come chiave primaria.
si/no: Si utilizza per i dati che assumono solo 2 valori: vero/falso, si/no.
oggetto ole : Si utilizza per contenere file di immagini, audio e grafici
collegamento ipertestuale: Si utilizza per creare collegamenti ipertestuali.
ricerca guidata: Si utilizza per la creazione di un campo con la possibilità di scegliere un valore da un’altra tabella o da un elenco di valori.
Esempio di dimensioni per tipi numerici
Byte da 0 a 255
Intero da -32.768 a 32.767
Intero Lungo da -2.147.483.648 a 2.147.483.647
Creazione Tabella mediante visualizza struttura
Dopo aver analizzato i tipi di dati che utilizza Access, vediamo la procedura per creare una tabella in visualizza struttura:
Cliccando su crea una tabella in visualizzazione struttura, si apre una finestra che permette l’inserimento dei Campi e dei tipi di dati che dovranno contenere.
Vediamo le schede Generale e Ricerca
Generale
Le proprietà variano a seconda del tipo di dati scelto dal menu precedente. Per esempio, per un tipo testo, ci sono:
Dimensione campo: rappresenta in numero max di caratteri inseriti in un campo
Valore predefinito: rappresenta il valore di default nel caso non si inserisca alcun valore
Valido se: sono delle regole di validazione di un campo; le espressioni (un insieme di simboli, ovvero di identificatori, operatori e valori che producono un risultato) sono generate tramite un generatore di espressioni
Richiesto: se il valore nel campo deve essere obbligatorio
Indicizzato: questo è un attributo importante per una tabella; l’indice permette di ordinare i dati di una tabella per facilitarne la ricerca. Ci sono 3 opzioni:
Si (Duplicati ammessi): sono accettati anche valori uguali nello stesso campo
Si (Duplicati non ammessi): non possono essere immessi valori uguali nel campo
No: campo non indicizzato
Vediamo le proprietà nella finestra generale di alcuni tipi di dati:
Ricerca
Nella scheda ricerca si può scegliere il modo di visualizzare il controllo: casella di testo, casella di riepilogo e casella combinata.
Inoltre, nella barra degli strumenti struttura tabella vi sono nuovi pulsanti utilizzati per la creazione e la modifica di una tabella come mostrato in figura:
Salva: permette di salvare la tabella ma non di chiuderla, richiede anche un nome tabella, in questo caso al prompt digitare il nome desiderato.
Chiudi: permette di salvare e chiudere la tabella, se il nome alla tabella non è stato assegnato compare il prompt nel quale digitare il nome desiderato e poi la chiude.
Nota: se si vuole modificare la struttura di una tabella si seleziona la tabella e si clicca su struttura.
Questo vale anche nel caso di altri oggetti come query, maschere, report, etc.
Navigazione tra i record
Per poter inserire i dati in una tabella è necessario (senza introdurre il discorso sulle maschere) aprire la tabella in Visualizza foglio dati; questo viene fatto selezionando la tabella di interesse e cliccando su Apri del menu database.
Nella figura successiva vediamo i tasti per la navigazione nei record:
Creazione guidata tabelle
Un altro modo di creare velocemente le tabelle, si può ottenere tramite la creazione guidata.
Nella schermata successiva, compare una finestra in cui è possibile indicare se la tabella che deve essere creata sarà per un ambiente professionale o privato. Nel caso di un ambiente professionale nella sezione tabelle di esempio compariranno una serie di tabelle pre-configurate ad uso professionale, nel caso di ambito privato, ad uso hobbistico. Dopo aver selezionato la tabella di interesse, compariranno i relativi campi nella sezione Campi di esempio, che è possibile selezionare e aggiungere in base alle necessità (va notato che tutte le proprietà dei campi possono essere modificate successivamente).
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